请选择 进入手机版 | 继续访问电脑版
W新媒体

关注微信公众号【站长自定义模块】,定时推送前沿、专业、深度的商业资讯。

手机版
 找回密码
 立即注册

给领导发邮件怎么开头(新手一定要知道的7个技巧)

来源: admin 2020-12-7 17:28 显示全部楼层 |阅读模式
给领导发邮件怎么开头(新手一定要知道的7个技巧)
具体来说,关于这两个领域的一些基础知识,有两本书非常值得一读。第一本是罗伯特•希尔蒂尼(Robert Cialdini)的《影响力:说服的心理学》(Influence:The Psychology of Persuasion),这本书对顺从行为进行了心理学分析,即什么因素能让一个人答应他人的要求;另外一本是由理查德•塞勒(Richard Thaler)和卡斯•孙斯坦因(Cass Sunstein)合著的《推动力》(Nudge),这本书对各种系统进行了分析,帮助人们提高作出对自身更为有利选择的能力。虽然这两本书本身不涉及商务写作,但是包含了一些非常实用的相关理论。在这些理论的基础上,我总结出了以下的建议,它们与你在别的地方学到的那些常见的商务写作技巧,比如“避免使用被动语态”、“避免使用行业术语和缩略语”、“变换语句的长度和结构”等,将互为补充。
下面就说说这七个建议。
164RG602-0.jpg
西安聚英国际
技巧1:要考虑到你的上司会在何时何地阅读你的邮件。
在当今这个快节奏的时代,以字节信息为载体的高速通讯可以随时随地实现。因此,写完了一封电子邮件之后,你也许会忍不住马上发给对方,而这也很容易实现。但是,请考虑一下对方会在何时何地收到你的邮件。
举个例子,如果你想要给老板发封邮件,申请请两个月的假,那么周五晚上就不会是一个很好的时间点。这个时候,你的上司正被困在拥挤的机场,等着晚点的飞机带他回家;在此之前,他刚刚与工会代表进行了长达三天的紧张谈判,结果不欢而散。你的请假申请也许理由万般充分,措辞流畅有力,但是你不妨多等一会,让你的电子邮件在一个更好的时间和地点进入上司的收件箱。
技巧2:利用主题线索让邮件在收件箱中更为显眼。
商务人士都非常忙,因此他们无法为作出一项决定花费太多时间。所以,他们往往是根据过去的经验,或者仅仅根据呈现给他们的一条书面线索就下意识地作出决定。
首先是给电子邮件拟定标题,这不难做到。标题要让阅读邮件的人感到这是机会,并且会有好处,而不是要他们费力做什么事情,或者谋求他们给予恩惠。例如,你要写一封邀请别人参加基准管理培训的电子邮件,如果标题含有类似“学习”这样的字眼,就会让人产生“如何提高绩效”之类让人不安的联想。更高深的技巧是,要拉近邮件阅读者和你的心理距离,例如,提及共同利益或夸赞对方。当然,这种做法稍不留神就会走偏:你不想去误导、欺骗或操纵读者;只是想劝导、说服、促使他们作出决定。
164RG932-1.jpg
西安聚英国际
技巧3:对消息进行个人化处理。
有时候,你会需要将相同的文本发送给多名读者。比如在需要从多位同事那里获取数据来建立商业案例时。你可以群发同一条请求,或者针对不同读者分别发送请求。虽然群发乍看之下效率较高,但是也让你面对着遭遇“旁观者效应”的风险。
首先,每个人都会认为其他人会做出响应,因此什么也不做。其次,每个人都等待其他人做出反应,以判断请求是否真的那么严肃或重要。如果花一些时间对消息进行个人化处理,你可能会获得更高的回复率。当然,这并非只是潦草地将抬头从“大家好”换成“苏珊你好”,而是要在细节上下些功夫。
技巧4:注意受众中的神秘读者。
任何一本优秀的商业写作指南都会告诉你,必须考虑到接收你消息的各种不同的读者群体。例如,如果你正在写一份并购目标评估报告,公司的首席执行官、董事会以及投资银行家都可能阅读这份报告,你知道他们的需求各不相同。更难应对的是神秘读者——那些你一无所知的读者。比如,你的某个目标读者可能(不经意地)将消息转发给你认为不应该读取该消息的某个人。请记住网络版的墨菲定律:“有可能出错的事情总会出错。”
另外一个例子就是在你和目标管理者之间充当哨兵的个人助理,这些人会浏览和过滤所有来信。遇到这种情况时,你可以先写一封邮件作掩护,专门让助理去处理。不要忘了,一份文件可能会储存很长时间,有可能在几年后才会被不知原委的人阅读,因而可能出现误解。所以要充分考虑神秘读者的存在,以及如何进行应对。
164RL330-2.jpg
西安聚英国际
技巧5:堵上挑刺者的嘴。
当然,绝大多数读者都不傻。他们知道内容重于格式,漂亮的格式(干净的构成模块、漂亮的布局、页码等)并不能保证内容的质量。但是,他们也会经常下意识地推断,如果作者连格式都不关心,那么很可能也不会重视内容的质量。注重格式质量还可以让所谓的“挑刺者”闭嘴。
我们对这类人都很熟悉:在参加演示会时,他们会立即翻到有饼形图的那一页,检查所有百分比加起来是否刚好100%。虽然这些吹毛求疵的人既不会致命,也不会增加价值,但是不要让他们能轻易抓住你邮件报告的把柄,把读者的注意力从真正的信息上引开。
技巧6:让回应你的邮件变得简单。
评价一块布丁的好坏要靠品尝,而检验写作的质量则是要根据读者的反应。切记,不回复往往是一种更方便的选择。虽然你很难迫使读者作出回应,但是至少你可以刺激一下他们。为此,从开头的第一句话就要表明来意,说明你为什么写这份邮件,以及你希望对方作出什么样的回应——商务信函不应该像是推理小说。
到结尾时,要为读者提供默认选项,方便对方做出回应。例如,你可以在邮件中写:“如果您在周一之前没有回信,我就会当做您同意了我的建议。”(当然,如果邮件的接收者是你的顶头上司,这一点就很难做到。)默认选项的威力巨大,因为人们往往不愿意花太多精力去做别的选择。人们往往很难对默认选项说不,特别是当你指出,你提供的选项是正常的,或者甚至是被他人所推荐的。如果默认选项不太好想到,你可以明确向读者表示你期待回复,并请他们告知他们的打算,以及相关的时间和方式。仅仅是询问人们的计划就可以起到推动作用。
164RHS0-3.jpg
西安聚英国际
技巧7:反复修改。
没有偷懒的办法。写出一封非常出色的邮件需要时间和精力。想想托马斯•爱迪生那句最被人喜爱的格言:“大多数人错过了机会,因为机会穿着工作服,而且看起来像工作。”只有付出时间提高邮件的质量,才有可能获得回报,赢得机遇。


帖子地址: 

中国民情网-WWW.MINQINGNEWS.COM
---------------------------------------------------
版权申明:本文内容由互联网用户自发贡献,该文观点仅代表作者本人。本站仅提供信息存储空间服务,不拥有所有权,不承担相关法律责任。如发现本站有涉嫌抄袭侵权/违法违规的内容, 请发送邮件至 minsheng@88.com \ 7385770@qq.com 举报,一经查实,本站将立刻删除。
回复

使用道具 举报

您需要登录后才可以回帖 登录 | 立即注册

相关推荐

多多大师拼多多运营软件(揭秘拼多多刷销量的黑幕)

多多大师拼多多运营软件(揭秘拼多多刷销量的黑幕)

相信关于刷单很多人都说过,多多的这些个文章,如果有什么不妥的,大家可以在评论下指

微信公众号功能介绍怎么写(众号功能介绍撰写技巧)

微信公众号功能介绍怎么写(众号功能介绍撰写技巧)

微信公众号功能介绍怎么写(众号功能介绍撰写技巧)个好的公众号能够让粉丝能够通过简

怎么做视频推广赚钱(视频推广月入过万)

怎么做视频推广赚钱(视频推广月入过万)

怎么做视频推广赚钱(视频推广月入过万)那么,有没有一种方式,让我们可以一边玩游戏

产品ppt都需要哪些内容(模板分析产品ppt制作4个攻略)

产品ppt都需要哪些内容(模板分析产品ppt制作4个攻略)

但一场突如其来的疫情,打破了所有的节奏,这是 MWC 自 1987 年开始举办 33 年来,首

优惠券活动介绍怎么写(最心动的优惠券活动操作)

优惠券活动介绍怎么写(最心动的优惠券活动操作)

优惠券能够起到很好的拉新和激活用户的作用,因此受到了很多商家的青睐,而用户也逐渐

适合带孩子的女人的赚钱的工作(推荐这10个靠谱各种)

适合带孩子的女人的赚钱的工作(推荐这10个靠谱各种)

一个女人带孩子时间久了,就会发现,在孩子眼里,你是一个脾气暴躁的妈妈;在老公眼里

网上什么赚钱快又安全可靠(安全可信的9个副业)

网上什么赚钱快又安全可靠(安全可信的9个副业)

1.【蚂蚁微客】是一个领先、开放、多样化的共享经济平台,基于用户的位置、信用以及大

微信公众号排版软件哪个好用(公认口碑最好的3款软件)

微信公众号排版软件哪个好用(公认口碑最好的3款软件)

做公众号除了内容,最重要的就是排版了,排版好看的人给人的印象也会更好,也更容易得

b2b推广方式有哪些(效果最好的3种推广法)

b2b推广方式有哪些(效果最好的3种推广法)

如何推广外贸B2B行业网站(海外推广)?现在外贸网站海外推广想要通过免费的方式带来

美团外卖运营模式解析(3分钟了解美团盈利技巧)

美团外卖运营模式解析(3分钟了解美团盈利技巧)

美团外卖运营模式解析(3分钟了解美团盈利技巧) 随着社区团购成为主流,越来越多的商